Acuerdo de encargo del tratamiento de datos

Anexo a las condiciones del servicio · vigente desde el 2 de octubre de 2026

Este anexo regula qué puede y qué no puede hacer la plataforma con los datos de las personas que tú valoras. Se acepta al crear la cuenta y forma parte de las condiciones del servicio.

1. Las dos partes

• Tú, el profesional, eres el responsable del tratamiento. Decides a quién registras, qué campos llenas, con qué finalidad clínica y durante cuánto tiempo, y eres quien obtiene la autorización de esa persona.
• La plataforma es la encargada del tratamiento. Trata esos datos por cuenta tuya y conforme a tus instrucciones, que se expresan a través del uso normal de la herramienta: lo que registras, lo que modificas y lo que archivas.

Esta distribución es la del artículo 3, literales e y d, de la Ley 1581 de 2012. No es una elección de conveniencia: quien decide sobre el tratamiento de un dato clínico es el profesional que atiende a esa persona.

2. Qué datos cubre

Los que registras sobre las personas que valoras: el código que tú asignas y, si decides incluirlos, el nombre, la fecha de nacimiento y el sexo; las escalas aplicadas con sus respuestas, puntajes e interpretación; las fechas de cada valoración y tus notas; y los antecedentes que registres, incluidos los medicamentos.

Son datos sensibles, porque son datos relativos a la salud (artículo 5). De ahí las obligaciones reforzadas de todo este documento.

No cubre tus propios datos de profesional: de esos la plataforma es responsable, y se rigen por la política de privacidad.

3. Qué hace la plataforma con ellos

Solo esto:

• Almacenarlos bajo tu usuario.
• Calcular puntajes e interpretaciones a partir de lo que respondes.
• Mostrarte la evolución de una misma persona en el tiempo.
• Recalcular resultados si un punto de corte se corrige tras la revisión clínica.
• Avisarte de lo que cambió o de lo que lleva tiempo sin repetirse.

Y nada más. No se usan para publicidad, no se venden, no se ceden a terceros con fines comerciales, no se usan para entrenar modelos ni para construir perfiles de tus pacientes o tuyos.

La única información que la plataforma usa para fines propios es la agregada y anonimizada, en los términos y con los límites del apartado 4.1 de la política de privacidad. Un dato anonimizado de forma irreversible deja de ser dato personal.

4. Obligaciones de la plataforma

Las del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, que aquí se concretan así:

• Actuar solo bajo tus instrucciones. Si recibiéramos una instrucción que consideramos contraria a la ley, te lo decimos antes de ejecutarla.
• Guardar reserva. La obligación sigue vigente después de que termines de usar la herramienta.
• Conservar con seguridad. Cifrado en tránsito, seguridad a nivel de fila en todas las tablas, contraseñas gestionadas por el proveedor de autenticación y acceso administrativo restringido y con verificación en dos pasos.
• No mirar sin que lo pidas. El acceso administrativo se usa para operar la base de datos, no para leer contenido clínico. La única excepción es el soporte que tú solicitas sobre un caso concreto: se limita a lo necesario para resolverlo, queda anotado con fecha, autor y motivo, y esa anotación la puedes consultar.
• Ayudarte con los derechos de tus pacientes. Si alguien te pide acceso, corrección o supresión y necesitas que actuemos, lo hacemos dentro de los plazos que te obligan a ti.
• Avisarte de incidentes. Si ocurre una violación de seguridad que afecte a tus datos, te informamos sin demora y con lo que sepamos, para que puedas cumplir con tus pacientes y con la autoridad.
• Informarte antes de sumar un subencargado. Los actuales están listados en el apartado 6 de la política de privacidad.

5. Obligaciones tuyas

• Obtener la autorización previa, expresa e informada de cada persona cuyos datos identificables registres, conforme al artículo 6. La herramienta incluye una casilla para dejar constancia, y tienes un modelo de autorización listo para usar.
• Registrar solo lo necesario. Si te basta con el código, no pongas el nombre: la herramienta está diseñada para funcionar así, y es la mejor protección tanto para tu paciente como para ti.
• Cuidar tus credenciales. Quien entre con tu cuenta ve lo que tú ves.
• Atender los derechos de tus pacientes, que es lo que te corresponde como responsable.

6. Qué pasa cuando dejas de usarla

Puedes pedir en cualquier momento que te entreguemos todo el contenido de tu cuenta en un formato legible, que lo eliminemos, o ambas cosas en ese orden. Escribe a rawbyfelipe@gmail.com.

Nada se borra por iniciativa nuestra ni de forma automática: los pacientes y las valoraciones cambian de estado a archivado, para que un error de operación no destruya información clínica. La eliminación definitiva ocurre cuando tú la pides.

7. Duración

Este acuerdo rige mientras exista tu cuenta. El deber de reserva y el de seguridad siguen vigentes después, sobre cualquier dato que aún conservemos hasta que se elimine.

8. Ley aplicable

Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales. La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio.